Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Steuern:
Ab dem Geschäftsjahr 2013 müssen Jahresabschlüsse in elektronischer Form an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Zahlreiche Firmen arbeiten deshalb mit Unterstützung ihrer Steuerberater unter Hochdruck an der Umstellung auf die sogenannte E-Bilanz. Sämtliche Steuererklärungen müssen seit diesem Jahr elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Zahlungen:
Doch das sind nicht die einzigen Veränderungen, mit denen sich die Unternehmen derzeit auseinandersetzen müssen. Neben der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf den neuen SEPA-Standard gewinnt zunehmend auch das Thema elektronische Rechnung an Bedeutung. Kleine und mittlere Unternehmen kamen mit diesem Thema bisher, wenn überhaupt, meist nur bei ihren Telefonrechnungen oder bei Interneteinkäufen in Kontakt.

Rechnungen:
Rechnungen können auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auf elektronischem Weg übermittelt werden.
Die Zustimmung des Empfängers bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung eingeholt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Eine elektronische Rechnung wird in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen. Diese Rechnungen können z.B. per eMail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang), per Computer-Fax oder Faxserver, per Webdownload oder per EDI übermittelt werden. Papier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn folgende drei Punkte gewährleistet sind:

• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Inhalts
• Lesbarkeit der Rechnung

Die Echtheit der Herkunft ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung nicht geändert worden sind. Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist.

Archivierung:
Die Speicherung der elektronischen Rechnung muss so erfolgen, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind und die Lesbarkeit für mindestens 10 Jahre gewährleistet ist. Diese Anforderungen können nur wenige kleine Firmen selbst sicherstellen. Da ist es gut, wenn man einen Steuerberater hat, der einem diese Aufgabe abnehmen kann.

Workflow:
Zusammen mit der DATEV eG bieten viele Steuerberater Ihren Mandanten die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe im Rechnungswesen effektiver zu gestalten. Mit der „DATEV-Belegverwaltung online“ können die Unternehmen nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch sonstige Belege archivieren. Die Belege können dann elektronisch dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Datensicherheit:
Dabei hat Datensicherheit höchste Priorität. Die Daten werden verschlüsselt zu den Rechenzentren der DATEV in Nürnberg übertragen – und nicht bei irgendeinem x-beliebigen Web-Hoster abgelegt, bei dem Geheimdienste und andere ausländische Regierungsorganisationen ein- und ausgehen.

Zukunftsfähigkeit:
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Verwaltungsprozessen ist für die DATEV eine entscheidende Komponente für die Zukunftsfähigkeit des Standortes Deutschland. Dazu zählen etwa die Ablösung der alten Lohnsteuerkarte durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, elektronische Abwicklungen zwischen der Finanzverwaltung, Steuerberatern und deren Mandanten sowie elektronische Rechnungserstellungen.

Haben Sie Fragen?
Dann sprechen Sie uns an!